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金融與服務行業

      金融與服務行業往往每天都會有很多新的項目需要產生,每個項目都會產生許多文檔,比如客戶來往文件、合同文件、項目跟蹤文件等,而且也會需要不同區域、不同辦公室的同事一起協作編輯查閱,沒有建立項目文件的管理系統,使得項目成員們很難去尋求到個人所需要的文件。

金融與服務公司文檔管理常見問題
● 文檔傳遞調用速度慢
(1)文檔存儲在本地,異地同事調用時很困難;
(2)文檔需要跨部門傳遞、審核,經常人找人,找不到人,造成事務耽擱;
(3)客戶發來的文檔經常性需要更新;
● 文檔安全缺乏保障
(1)如何確保用戶只能訪問某些需要的文檔;
(2)如何確保項目過程中文檔訪問時的安全性,防止項目合同、客戶重要來往文件泄露?

取道TurboOA辦公平臺解決方案
★ 文件集中存儲、統一備份、互聯網訪問
搭建文檔集中存儲的平臺,支持統一備份,安全無憂;公司領導可以實時跨地區地查詢重要信息文件

★ 紙質文檔電子化管理
與掃描儀機密集成,可將任何紙質文檔(客戶資料、項目合同等)轉化為電子的JPG或者多頁PDF文件直接存儲至系統,方便多人協同查看,并且支持為電子化文件增加摘要,便于日后的搜索

★樹形目錄結構分類管理、提供關聯及鎖定保護功能
文檔不再是一個信息孤島,按部門對文檔進行歸類,支持為不同部門的不同人員設置靈活的權限保證文檔使用的安全,同時支持鎖定文檔無法編輯保持安全和通過唯一編碼實現文檔間的相互關聯

★支持圖文預覽和視、音頻集中管理、在線播放
支持圖片、音頻和視頻文件的分類管理。圖片的在線預覽和放大縮小;視、音頻文件的管理和在線播放。同時支持為多媒體文件增加關鍵字摘要,便于在海量資料中進行快速搜索

★支持文檔版本管理、自動記錄版本號,版本修改人與修改時間
快速索引至最新版本的文檔,避免使用錯誤的版本導致損失;一個文檔有多個版本,可以進行歷史版本的查看與回退

 

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